Is uw bedrijf spreadsheets ontgroeid?

8 redenen om over te stappen van Excel naar een ERP in de cloud

In onze jarenlange ervaring als consultants en software architecten helpen we veel bedrijven hun bedrijfsvoering te automatiseren. In veel gevallen worden bij bedrijven nog steeds veel gegevens beheerd met behulp van Excel en andere desktop applicaties. Om een bedrijf te starten, of om nieuwe toepassingen te beheren lijkt Excel weliswaar de beste keus, echter wanneer er meerdere medewerkers de data moeten inzien, wijzigen of de inhoud complexer zal worden nemen de risico’s toe. Om verlies van gegevens te voorkomen en de efficiëntie te verhogen is het beter andere tools te gaan gebruiken.

Wij benadrukken de 8 belangrijkste redenen om om over te stappen van Excel naar een ERP in de cloud:

 

1. MEERDERE GEBRUIKERS = GROTERE FOUTKANS

Wanneer er gegevens door 1 persoon beheerd worden, dan lijkt het eenvoudiger om Excel te gebruiken. Wil je echter gegevens met meerdere mensen delen en beheren dan is dit niet wenselijk. Hoe kun je zien wie wat heeft toegevoegd of met meerdere mensen de gegevens bewerken? In dit geval schiet een simpel spreadsheet te kort. Hoewel er oplossingen zijn om met meerdere mensen aan documenten te werken, zoals bijvoorbeeld Google Documents, is dit niet heel overzichtelijk en bruikbaar.

2. VERSCHILLENDE GEBRUIKERSNIVEAUS

Vaak wil je binnen de organisatie bepaalde gegevens met anderen delen, maar niet zodat ze deze kunnen wijzigen; of wil je gegevens alleen met bepaalde personen delen. Dit is met Excel, niet goed te managen. Binnen een modern ERP, zoals bijvoorbeeld Odoo, kun je de gebruikersrechten flexibel, snel en eenmalig goed instellen.

3. EFFICIËNTIE

Met Office documenten is het inrichten en beheren van data vaak een tijdrovende klus. Gegevens moeten steeds ingegeven worden of d.m.v. kopiëren worden overgenomen. Ook moeten gegevens overgenomen worden in verschillende overzichten. Binnen een ERP zijn er vele mogelijkheden om zaken te automatiseren. Dit is niet alleen sneller, maar ook minder foutgevoelig.

4. STANDAARDISATIE

Binnen een ERP systeem zitten bepaalde controles en berekeningen, waar o.a. de boekhouder op kan vertrouwen. Zo wordt bijvoorbeeld bij het boeken van een factuur altijd de juiste BTW geboekt. Factuurnummers zijn oplopend en zonder onderbreking. Zulke functies kunnen ook wel in Excel gebouwd worden, maar zijn lastig te controleren en nooit waterdicht.

#
#

5. SCHAALBAAR

Binnen een modern ERP systeem, zoals ook in Odoo, zijn er vele functionaliteiten beschikbaar. Wanneer men gebruik maakt van Word/Excel zal de organisatie vaak voor iedere functie een apart document maken. Dit maakt het lastig en foutgevoelig. Integratie kan een lastige klus zijn. Binnen Odoo zijn er vele Apps beschikbaar waardoor het systeem eenvoudig uit te breiden is met toekomstige behoeften. Aangezien de software modulair is opgebouwd zullen de gebruikers eenvoudig nieuwe functies kunnen gebruiken. De software ziet er altijd hetzelfde uit, wat de implementatie een stuk eenvoudiger maakt.

6. BEREIKBAARHEID

Een modern ERP systeem kan in de cloud gebruikt worden. Iedere medewerker heeft op ieder moment en op ieder platform toegang tot de gegevens. Omdat alles centraal gebruik wordt blijft het onderhoud zo eenvoudig en betaalbaar. Geen gedoe met lokale installaties, of apps voor Apple, Android, Windows of andere. Alles wordt bestuurd in de browser; ook op mobiel.

7. VEILIGHEID

Een ERP systeem in de cloud wordt beheerd door professionals en wordt continue bewaakt. Hierdoor zullen problemen sneller ontdekt worden. De risico’s blijven tot een minimum beperkt. Door slimme login systemen zoals dubbele authenticatie en wachtwoord controles worden de risico’s die bij de gebruikers liggen ook beter beheerst. Aangezien Odoo middels een Open Source licentie wordt uitgegeven zijn er vele ontwikkelaars met de code bezig; meer dan met gesloten software. Ook hierdoor worden problemen sneller ontdekt en opgelost.

8. KOSTEn

Alle voorgaand genoemde punten laten zien dat data in Excel voor frustraties, fouten en problemen kunnen leiden. Door te kiezen voor een flexibel en goed ERP systeem voorkomt u daardoor kosten die hieruit voortvloeien. Bovendien hoeft een ERP systeem in de Cloud niet meteen heel kostbaar te zijn. U betaald een vast bedrag per maand en weet dan ook precies waar u aan toe bent. U hoeft bij de start meestal geen grote bedragen te betalen voor licenties en u zit nergens aan vast. Kies u bijvoorbeeld voor Odoo van Open2Bizz dan zult u geen langdurig contract hoeven af te sluiten


Conclusie

Excel is een prima reken- en rapportage programma, maar is niet ontworpen als software voor het beheren en monitoren van backoffice data en bedrijfsprocessen. Waar Excel bij een kleine of startende organisatie nog prima kan werken nemen de risico's bij een groeiende en complexere organisatie snel toe. 

Hier nog een mooi voorbeeld: De 5 grootste fouten met spreadsheets:

5 greatest spreadsheet errors of all time

Of deze interessante post over boekhouding met Excel:

Belastingaftrek misgelopen door Excel boekhouding 

Als u vanuit uw Excel nachtmerrie wilt overstappen naar gebruiksvriendelijke en overzichtelijke software dan is ERP aan te bevelen. Open2Bizz werkt met Odoo: Een duurzaam, flexibel en betaalbaar ERP systeem. Odoo is bovendien OpenSource software waardoor u niet afhankelijk bent van de leverancier..

#

Kortom: Een duurzaam, flexibel en betaalbaar ERP systeem is een goede keuze; een keuze voor toekomstige groei!


Ook ontsnappen uit de 'wurggreep' van de spreadsheets?   Klik hier om een gratis demo aan te vragen.